REGLAS DE ETIQUETA PARA UNA SECRETARIA

Las secretarias son, en la mayor parte de las ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.

Según el conocido autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:

1. Eficiente, discreta y respetuosa.

2. Debe vestir bien y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva. Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.

3. Debe llevar un maquillaje y peinado adecuados.

4. Debe tener relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.

5. Debe congeniar con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiados personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.

6. Las comidas con el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.

7. Debe ser discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté presente.

Las reuniones y las juntas. Comportarse y saber estar.

Una reunión es el acto de juntar o congregar a un número determinado de personas para tratar un tema o varios temas sobre los más diversos aspectos.

Hay que trazar un correcto plan de desarrollo y prever posibles situaciones que se puedan producir. Hay que evitar, en la medida de lo posible, la improvisación.

Llevar la reunión.

Dirigir una reunión, no es tarea fácil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, la formación de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades. Y sobre todo conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente sólo conoce ciertos aspectos generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin objetivos rígidos que den lugar a posibles discusiones o alteraciones de los objetivos finales.

TIPOS DE REUNIONES

"En una reunión se exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, la formación de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades"

Podemos decir que existen tantos tipos de reuniones como temas, departamentos o motivos haya para organizarlas (reuniones de ventas, de marketing, de lanzamiento, firmas de acuerdos, tratados, cooperación, de accionistas, de negociación, etc.). Debido a que esta Web, no es un portal sobre economía o empresa (que hay muchos en la red) vamos a dar una organización muy genérica sobre cómo organizar una reunión. Aunque luego cada reunión puede tener sus características particulares, las bases suelen ser bastante comunes en todas ellas.

Dónde se organiza.

Lo primero es elegir el espacio adecuado al tipo de reunión. Aunque nos parezca una perogrullada, una pequeña reunión requiere una sala pequeña, y una gran reunión (como suelen ser las juntas de accionistas de grandes empresas), requiere una gran sala. Es un tema importante, ya que el espacio elegido puede ser un punto clave en el clima general de la reunión (sobre todo si es una negociación). Hacer sentarse a cinco o seis personas, en un gran salón donde se pierden sus voces y sus miradas, no es un buen comienzo. Y viceversa. Sentar una nutrida delegación en un sitio demasiado pequeño, tampoco es una elección correcta, ni un buen principio para la reunión.

ORGANIZAR UNA REUNION

Una vez elegido el sitio de la reunión hay que proceder con los detalles. Hay que diferenciar la reunión según su tamaño y las personas que asisten. Si es pequeña y de empresa, puede ser el propio director o conductor de la misma quien coloque a los asistentes (el mismo les indica donde colocarse). Si la reunión ya es más grande y participan muchas personas, es conveniente colocar un cartel en el sitio correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese sitio. Si hay delegaciones, se pueden colocar unos carteles generales con el país o empresa de la delegación o grupo (que abarque un número determinado de sitios) y luego más detallados, cada cartel individual.

Una vez situados todos los asistentes, se procede a una salutación o bienvenida de los asistentes a la reunión. Si es preceptivo se puede dar lugar a una presentación uno a uno de los asistentes, o solamente presentar a los "conductores" o representantes principales de la reunión. Posteriormente es vital, aclarar las premisas de la reunión de forma precisa:

1. Exposición del tema principal. Esquematizar el asunto principal.

2. Aportación de puntos de vista de los asistentes.

3. Establecimiento de turnos.

4. Puntos clave a discutir y posibles conclusiones finales

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Consejos de interés.

Hay que suscitar el interés de los participantes desde un principio. Hay que evitar las conversaciones privadas que suelen distraer y no suelen aportar nada al grupo de reunidos. También hay que cuidar las opiniones mal expuestas que pueden irritar a otros asistentes a la reunión. Hay que ser educados y respetuosos, aunque no estemos de acuerdo. Tenemos que procurar la participación de todos los asistentes. Hay que evitar terminar la reunión sin lograr unas conclusiones claras. Las reuniones son muy productivas y exitosas, si sabemos dirigir y lograr que todos los asistentes participen. Todas las reuniones deben tener unos objetivos perfectamente definidos y si estos no se cumplen, la reunión no habrá sido satisfactoria.

Decoración.

Aparte de lo expuesto se precisa de algunos elementos básicos para que la reunión sea productiva. Aparte de algún simple elemento de decoración (un centro de flores, por ejemplo), en todas las mesas debería haber: folios o una carpeta con papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolígrafos, micrófono (si la reunión es grande) o intercomunicadores, etc. En todas las mesas suele haber, botellines de agua o zumos, caramelos o algún pequeño dulce (como pastas) o algún plato con bollería, termos con café, con leche o té, carpetas con documentación, si la hubiese (aunque puede ser entregada a la entrada a la reunión). Si las reuniones son muy largas es habitual que haya algún tipo de buffet, en alguna sala contigua a la de la reunión.

"Hay que procurar que participen todos los asistentes"

Detalles.

Hay que cuidar al máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se encuentren cómodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso de reuniones con delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunión. El servicio de Protocolo ha de cuidar, detalles como servir cierto tipo de comidas o bebidas respecto de las costumbres de los países asistentes, detalles en la decoración como cuadros que puedan ser "ofensivos" para sus creencias, religión o historia (se da el caso de reuniones en las que se han retirado cuadros alusivos a ciertos hechos históricos, que pudieran molestar a la delegación visitante). Lo mismo a la hora de elegir cualquier mínimo detalle, como puede ser elegir  las flores de un simple centro de mesa.

CLASES DE MESAS

Una reunión, siempre se desarrolla en torno a una mesa. Dependiendo del tamaño de la reunión y de algún que otro factor (alguna de las veces de carácter estratégico) las mesas pueden ser:

1. Herradura.

También se la conoce como "U" invertida. Suele utilizarse cuando se congregan tres grupos o delegaciones, situando a la delegación anfitriona en la cabecera de la misma, y a las otras dos a sus respectivos lados. El lado derecho o izquierdo suele estar acordado con anterioridad a la reunión.

2. Circular.

Es limitada en cuanto a su diámetro. Pero suele tener la ventaja de ofrecer una sensación de mayor igualdad entre los reunidos y da mayor cordialidad.

3. Polígono.

Las formas poligonales son muy utilizadas para múltiples grupos o delegaciones. Son ideales porque delimitan en cada lado de su polígono el grupo o delegación que la debe ocupar. Son también limitadas en cuanto a su tamaño.

4. Rectangular.

Muy utilizada en reuniones con dos grupos o delegaciones (empresa y trabajadores en una negociación, por ejemplo). Ambos grupos se sientan enfrentados.

5. Oval.

Es similar a la rectangular, pudiendo establecer las presidencias de forma central o en las cabeceras (al igual que sucede con la mesa rectangular).

VISITAS EN EL TRABAJO

Ser civilizado no cuesta mucho, pero no serlo puede resultar de alto costo para su empresa. 

Invariablemente, nos hemos visto en la necesidad de acudir a la oficina de alguien o de recibir en la nuestra. Qué cierta es la célebre frase de Francisco de Quevedo “te reciben según te presentas, te despiden según te comportas”. 

Siempre que se ingresa a una oficina, lo correcto es saludar a quienes se encuentren en ella. Esta regla rige para todas las personas, desde el portero hasta el gerente general.

La forma de comportarse en la oficina de otra persona no es diferente de la forma de comportarse cuando estamos de visita en una casa. Si es usted quien va a otra oficina es el “invitado”. Si es usted quien llama a alguien a su oficina es el “dueño de casa”.

Así es que como invitado no debe hacer visitas sorpresa; tampoco debe “tomarse” el escritorio de la otra persona y llenarlo de papeles o poner sobre el su cartera o maletín o exigir conexión para su computador portátil. Independiente de la jerarquía existente, tome asiento después que su anfitrión se lo indique, y si este no lo hace, pregúntele amablemente si puede sentarse. Es de muy mal gusto permanecer más tiempo que el estimado inicialmente para la reunión; si quedan temas pendientes, lo lógico es fijar una nueva. Es bastante cómodo llevar o enviar previamente por correo electrónico una Pauta de Reunión con los puntos a tratar. Sea puntual, aunque se trate de visitas a otro departamento de la misma empresa.

REUNIONES

Las reuniones son una de las actividades más frecuentemente realizadas  en las
organizaciones. Esta poderosa herramienta es uno de los vehículos más rápidos para
comunicar un mensaje claramente en dos direcciones y es a su vez comúnmente
abusada.

Hay que tener en claro qué se quiere lograr. Las reuniones pueden tener el propósito de informar, analizar, requerir opinión, supervisar procesos, reconocer o reprender, celebrar, decidir, escuchar propuestas o reclamos construir visiones, estrategias y/o tácticas, entre  otras.

Lo fundamental es SABER PARA QUÉ SE CONVOCA A LA REUNIÓN y a partir de ello  darle  una  estructura  pensada.

Toda reunión debe contar con un coordinador o moderador. Este coordinador debe mantener el propósito de la reunión, marcar cuándo se está desvirtuando, generar un espacio seguro dentro del cual la gente pueda expresar su pensamiento sin recriminaciones, estimular la participación de todos, minimizar las discusiones estériles y las conversaciones de juicios personales y asegurar el cumplimiento de la agenda y de las normas internas  del  grupo.