Una vez elegido el
sitio de la reunión hay que proceder con los detalles. Hay que diferenciar la
reunión según su tamaño y las personas que asisten. Si es pequeña y de empresa,
puede ser el propio director o conductor de la misma quien coloque a los
asistentes (el mismo les indica donde colocarse). Si la reunión ya es más
grande y participan muchas personas, es conveniente colocar un cartel en el
sitio correspondiente con el nombre y cargo de la persona que va a ocupar ese
sitio. Si hay delegaciones, se pueden colocar unos carteles generales con el
país o empresa de la delegación o grupo (que abarque un número determinado de
sitios) y luego más detallados, cada cartel individual.
Una vez situados
todos los asistentes, se procede a una salutación o bienvenida de los
asistentes a la reunión. Si es preceptivo se puede dar lugar a una presentación
uno a uno de los asistentes, o solamente presentar a los
"conductores" o representantes principales de la reunión.
Posteriormente es vital, aclarar las premisas de la reunión de forma precisa:
1. Exposición del
tema principal. Esquematizar el asunto principal.
2. Aportación de
puntos de vista de los asistentes.
3. Establecimiento
de turnos.
4. Puntos clave a
discutir y posibles conclusiones finales
.
Consejos de
interés.
Hay que suscitar el
interés de los participantes desde un principio. Hay que evitar las
conversaciones privadas que suelen distraer y no suelen aportar nada al grupo
de reunidos. También hay que cuidar las opiniones mal expuestas que pueden
irritar a otros asistentes a la reunión. Hay que ser educados y respetuosos,
aunque no estemos de acuerdo. Tenemos que procurar la participación de todos
los asistentes. Hay que evitar terminar la reunión sin lograr unas conclusiones
claras. Las reuniones son muy productivas y exitosas, si sabemos dirigir y
lograr que todos los asistentes participen. Todas las reuniones deben tener
unos objetivos perfectamente definidos y si estos no se cumplen, la reunión no
habrá sido satisfactoria.
Decoración.
Aparte de lo
expuesto se precisa de algunos elementos básicos para que la reunión sea
productiva. Aparte de algún simple elemento de decoración (un centro de flores,
por ejemplo), en todas las mesas debería haber: folios o una carpeta con
papeles en los que poder escribir o tomar notas, bolígrafos, micrófono (si la
reunión es grande) o intercomunicadores, etc. En todas las mesas suele haber,
botellines de agua o zumos, caramelos o algún pequeño dulce (como pastas) o
algún plato con bollería, termos con café, con leche o té, carpetas con
documentación, si la hubiese (aunque puede ser entregada a la entrada a la
reunión). Si las reuniones son muy largas es habitual que haya algún tipo de
buffet, en alguna sala contigua a la de la reunión.
"Hay que
procurar que participen todos los asistentes"
Detalles.
Hay que cuidar al
máximo los detalles, para que los asistentes a una reunión se encuentren
cómodos y respetados. Decimos esto, sobre todo en el caso de reuniones con
delegaciones extranjeras, por el entorno de la reunión. El servicio de
Protocolo ha de cuidar, detalles como servir cierto tipo de comidas o bebidas
respecto de las costumbres de los países asistentes, detalles en la decoración
como cuadros que puedan ser "ofensivos" para sus creencias, religión
o historia (se da el caso de reuniones en las que se han retirado cuadros
alusivos a ciertos hechos históricos, que pudieran molestar a la delegación
visitante). Lo mismo a la hora de elegir cualquier mínimo detalle, como puede
ser elegir las flores de un simple centro de mesa.
No hay comentarios:
Publicar un comentario