Las secretarias son, en la mayor parte de las
ocasiones, las primeras personas que reciben a los clientes o invitados, y por
lo tanto dan la primera imagen o impresión de lo que puede ser la empresa.
Según el conocido
autor, Manuel Antonio Carreño, una secretaria debe ser:
1. Eficiente,
discreta y respetuosa.
2. Debe vestir bien
y, en la medida de lo posible, ser agradable, y porque no, lucir atractiva.
Debe evitar vestuarios demasiado llamativos o extravagantes.
3. Debe llevar un
maquillaje y peinado adecuados.
4. Debe tener
relaciones cordiales pero impersonales con su jefe.
5. Debe congeniar
con sus compañeros de trabajo, pero sin llegar a tener relaciones demasiados
personales que puedan dar lugar a tener malas interpretaciones.
6. Las comidas con
el jefe y compañeros de oficina deberán ser de trabajo, dejando para otras
ocasiones las invitaciones con otra finalidad que no sea la de trabajo.
7. Debe ser
discreta y prudente, y no revelar conversaciones u otro tipo de información que
pueda escuchar en las distintas reuniones o conversaciones en las que esté
presente.
Las reuniones y las
juntas. Comportarse y saber estar.
Una reunión es el acto de juntar o congregar a un número determinado de
personas para tratar un tema o varios temas sobre los más diversos aspectos.
Hay que trazar un
correcto plan de desarrollo y prever posibles situaciones que se puedan
producir. Hay que evitar, en la medida de lo posible, la improvisación.
Llevar la reunión.
Dirigir una
reunión, no es tarea fácil. Sin apenas notarlo, en cualquier reunión se
exteriorizan cualidades personales como educación, conocimientos generales, la
formación de la persona, la experiencia y sus buenas maneras y cualidades. Y
sobre todo conocemos si domina el tema de la reunión o si realmente sólo conoce
ciertos aspectos generales sobre el mismo. Hay que trazar un plan flexible, sin
objetivos rígidos que den lugar a posibles discusiones o alteraciones de los
objetivos finales.
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